Оптимизация документооборота в закупочных процедурах. Как Digital Staff помогает государственной организации?
3 ноября 2019
Клиент:
Департамент государственного управления и кадровой политики Вологодской области
Департамент является органом исполнительной государственной власти области
Отрасль и ее особенности:
В рамках мероприятий по противодействию с коррупцией департамент осуществляет торги на поставку различных товаров и услуг в государственные учреждения. Процесс торгов заключает в себе большое количество рутинных и однообразных операций. Проведение торгов строго регулируется законодательством и требователен к соблюдениям сроков и точности выполнения регламента этой процедуры. Все процессы включают в себя работу с документацией, появление ошибок в которых крайне нежелательно.
ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:
Клиент обратился с запросом необходимости применения в работе сотрудников современных технологий для сокращения времени и ресурсов на выполнение процессов и сведения количества ошибок к нулю .
Проблемы компании:
Неоптимизированный и времязатратный процесс закупочных процедур
Ручное занесение данных в программу 1С
РЕШЕНИЕ:
Задача:
«подружить» программное обеспечение для формирования торгов и работы в необходимых программах.
Робот реализует следующий процесс:
Провести детальный анализ процессов департамента
Обрабатывание почты и скачивание файлов
Распознавание данных в приложенных файлах
Обработка документов согласно алгоритму
До автоматизации сотрудникам приходилось:
Несколько раз в месяц сотрудники департамента получали на почту технические задания на проведения торгов с указанием объекта закупки и описание его характеристик. А также список потенциальных поставщиков, к которым необходимо обратиться с запросом ценового предложения на эти объекты закупки.
На основании технического задания отправлялись запросы на коммерческие предложения по этим объектам закупки.
В ответ потенциальные поставщики отправляли свои коммерчески предложения с указанием цены на объекты закупки Весь этот процесс закупки был растянут на период от нескольких дней до месяца. В зависимости от длительности торгов.
На основании этих цен сотрудник департамента премировал обоснования начальной цены контракта и отправлял обратно на почту, с которой пришло техническое задание.
Весь этот процесс закупки был растянут на период от нескольких дней до месяца
В процессе обсуждения алгоритма было принято решение опробовать робота на 1 закупке, на которой присутствуют 2 объекта и 3 потенциальных поставщика:
то есть весь процесс в ручном режиме занимал
до 2-х часов
С ростом числа объектов закупок и потенциальных поставщиков вырастет и вероятность ошибок, а также время на эти операции в ручном режиме.
Начало внедрения
Первые этапы работы:
01
Обсуждение деталей со всеми участниками процесса и создание карты процессов. Оценка возможности роботизации процессов
02
Внедрение функций в систему:
06
Работа на «боевой» базе, доработка нового функционала по потребностям заказчика
04
«Распознать текст (ABBYY)» - для распознавания полученных от клиента платежных документов
05
«Список файлов в папке», «Переместить файл» и «Скопировать файл» - для работы с файлами и т.д.
Следующими этапами были:
03
Создание и тестирование робота. «Отправить письма» и «Прочитать письма» - для получения писем и сохранения вложений от клиентов, а также для отправки писем с вложениями клиентам.
получение и сохранение ТЗ организатора по процедуре закупки на почте
составление и отправка запросов цен потенциальным поставщикам
формирования файла обоснования начальной цены контракта
формирование и отправка файла обоснования организатору
Заключительная часть:
Все задачи, поставленные клиентом в рамках реализации этого проекта, выполняются роботом. Среди дальнейших планов доработка внедренных алгоритмов для новых условий при масштабировании процессов.
РЕЗУЛЬТАТ:
В результате внедрения Digital Staff у клиента наблюдается повышение следующих показателей:
Количество ошибок уменьшилось
ОТ 4% ДО 0%
Время на обработку по одной закупке и трем потенциальным поставщикам занимает 10 МИНУТ ВМЕСТО 2-Х ЧАСОВ
Обработка документов происходит
БЕЗ ПЕРЕРЫВОВ И ВЫХОДНЫХ
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
