Масштабирование бизнеса без увеличения операционных затрат. Как с помощью технологии Digital Staff увеличить прибыль компании?
3 ноября 2019
Клиент:
ООО «ЭНКОСТ»
Сфера деятельности связана с оптимизацией расходов электроэнергии. Обслуживает на данный момент 1323 промышленных предприятия. Среди стратегических планов развития организации – дальнейшее увеличение числа контрагентов
Отрасль и ее особенности:
Основным направление деятельности компании является предоставление услуг и дополнительных сервисов потребителям электроэнергии, в том числе оптимизация расходов электроэнергии. Для выбора стратегии оптимизации, сбора статистики и ведения взаиморасчетов необходимо получение и обработка большого количества информации (показаний счетчиков) от клиентов, ежедневная работа с документацией, в том числе создание отчетов и платежных документов с последующей отправкой клиентам.
ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:
Рутинные процессы отслеживания получения файлов с почасовыми данными показаний электросчетчиков от клиентов, последующая обработка этих файлов, создание отчетов и платежных документов на основании этих данных, а также отправка этих документов клиентам отнимают много времени у сотрудников и несут в себе риски создания ошибок при обработке. Наличие таких процессов говорит о необходимости пропорционального роста числа сотрудников в случае расширения клиентской базы.
РЕШЕНИЕ:
Задача:
повысить эффективность операционных процессов компании и снизить их себестоимость.
Для решения задачи было решено предпринять следующие шаги:
Провести детальный аудит бизнес-процессов компании
Рассчитать стоимость бизнес-процессов
Подобрать оптимальные инструменты автоматизации
Рассчитать финансово-экономическое обоснование автоматизации
КЕЙС №1
В начале каждого месяца сотрудники компании «Энкост» подготавливают закрывающие документы (Акт, Счет-Фактура и Счет) по предыдущему месяцу для каждого контрагента. Распечатывают их, подписывают и сканируют в формате pdf
До автоматизации сотрудникам приходилось:
Вручную переименовывать каждый файл скан, указывая в названии дату изменения документа, название организации и месяц создания документа.
Затем, раскладывать переименованные файлы-сканы в соответствующие папки в файловом хранилище для каждого клиента.
И только после этого рассылать их на электронные почты клиентов.
До 5 минут
уходило на обработку и отправку файлов каждого клиента
В процессе обсуждения алгоритма было принято решение опробовать робота на 15 клиентах
Т.е. весь процесс в ручном режиме занимал
5 МИН Х 15 КЛИЕНТОВ =1 Ч 15 МИН
При этом в связи с ручным процессом переименования, копирования и отправку на почту – возникали ошибки в названиях файлов, возникали ситуации, что документы отправлены не тому клиенту. С планируемым ростом числа клиентов вырастет и вероятность ошибок, а также время, затрачиваемое на эти операции
Заказчику было предложено автоматизировать процесс переименования файлов, копирования их по папкам клиентов и последующую отправку на электронные адреса клиентов.
КЕЙС №2
01
числа каждого месяца
Несколько раз в месяц сотрудники департамента получали на почту технические задания на проведения торгов с указанием объекта закупки и описание его характеристик. А также список потенциальных поставщиков, к которым необходимо обратиться с запросом ценового предложения на эти объекты закупки.
15
числа каждого месяца
Всем клиентам пользователи вручную отправляли письма на электронные адреса с запросами данных по показаниям счетчиков по предыдущему месяцу.
16
числа каждого месяца
Все полученные документы раскладывались по папкам клиентов. После этого пользователи вручную копировали из Excel файлов клиента ежедневные показания счетчиков за предыдущий месяц. При этом в зависимости от клиентов количество счетчиков могло отличаться от 1 до 10.
После этого пользователи вручную подставляли данные счетчиков в таблицу расчета с указанием реквизитов клиента и информации, по которой необходимо было производить расчет
Запускался скрипт в файле расчета, который согласно служебной информации и по параметрам производил индивидуальный расчет для каждого клиента
Произведенные расчеты формировались в pdf файлы и отправлялись на почты соответствующих клиентов
Весь этот процесс был растянут во времени на месяц. В процессе обсуждения алгоритма было принято решение опробовать робота на 15 клиентах. Каждый из подпроцессов при этом количестве клиентов занимал по времени от 1 до 2 часов. Самым затратным по времени являлся подпроцесс копирования данных счетчиков и их обработке согласно скрипту в файле расчета. При ручной реализации этого подпроцесса также была высокая вероятность допущения ошибок.В процессе обсуждения алгоритма было принято решение опробовать робота на 15 клиентах
В итоге весь процесс занимал
ДО 8 ЧАСОВ В МЕСЯЦ НА 15 КЛИЕНТОВ
С ростом числа клиентов вырастет и вероятность ошибок, а также время на эти операции в ручном режиме. Заказчику было предложено автоматизировать весь этот процесс, при этом создав возможность запускать каждый из подпроцессов отдельно в ручном режиме.
НАЧАЛО ВНЕДРЕНИЯ
Для реализации автоматизации процесса было решено использовать технологию Digital Staff. Первоначально была составлена оценка возможности реализации процесса и его сроков. Оценка клиента полностью устроила. И мы приступили к созданию ТЗ по каждому кейсу.
СЕРЕДИНА ПРОЦЕССА
Процессы в кейсах были организованы по следующим алгоритмам:
КЕЙС №1
01
Была составлена таблица соответствия названия клиента, адреса папки клиента на диске заказчика и электронного адреса клиента, с возможностью дальнейшего добавления клиентов и информации по ним. Таким образом, изначально закладывалась возможность масштабирования автоматизации процесса силами самого заказчика
02
Опираясь на данные из этой таблицы робот распознавал информацию из файлов-сканов, переименовывал их согласно шаблону, копировал в соответствующие папки клиентов, а затем отправлял их на электронные почты клиентов.
03
Была отработана возможность появления ошибок в сканировании. В случае, если робот не мог распознать файл, он копировал его в папку, в которой пользователь вручную обрабатывал этот файл и переименовывал его. После этого пользователь запускал подпроцесс обработки нераспознанных файлов и процесс продолжался автоматически.
СЕРЕДИНА ПРОЦЕССА
КЕЙС №2
01
(аналогично) Была составлена таблица соответствия названия клиента, адреса папки клиента на диске заказчика и электронного адреса клиента, а также всех данных и параметров необходимых для корректного расчета каждому клиенту согласно скрипту. Таблица создавалась с возможностью дальнейшего добавления клиентов и информации по ним. Таким образом, изначально закладывалась возможность масштабирования автоматизации процесса силами самого заказчика.
02
Был реализован бесконечный цикл, проверяющий текущую дату, и в зависимости от нее запускающий другие задачи. При этом у пользователя была возможность выбора использовать этот цикл или вручную запускать каждый из подпроцессов в нужный момент.
01
Подпроцесс отправки писем клиентам 01 числа согласно шаблону, с запросом данных по показаниям счетчиков.
01
Подпроцесс повторной отправки писем клиентам 15 числа согласно шаблону, с запросом данных по показаниям счетчиков. При этом робот перед отправкой мониторит почту, сохраняет файлы с данными по показаниям счетчиков, пришедшие от клиентов в ответ на отправленный 01 числа запрос в папки клиентов. Отмечает в таблице полученные от клиентов письма и после этого отправляет повторные запросы не отмеченным в таблице клиентам.
15
Подпроцесс повторной отправки писем клиентам 15 числа согласно шаблону, с запросом данных по показаниям счетчиков. При этом робот перед отправкой мониторит почту, сохраняет файлы с данными по показаниям счетчиков, пришедшие от клиентов в ответ на отправленный 01 числа запрос в папки клиентов. Отмечает в таблице полученные от клиентов письма и после этого отправляет повторные запросы не отмеченным в таблице клиентам.
15
Подпроцесс отправки писем клиентам 15 числа согласно шаблону, с запросом документов на оплату.
16
Подпроцесс проверки почты 16 числа, сохранения полученных файлов с данными по показаниям счетчиков в папки клиентов, сохранение документов на оплату в папки клиентов.
Подпроцесс копирования показания счетчиков из файлов клиентов в файл расчет и запуск скрипта для индивидуального расчета каждому клиенту, согласно параметрам, указанным в таблице. Формирование pdf документа для каждого клиента на основе произведенного расчета и сохранение этого документа в папку клиента.
Подпроцесс отправки писем обратно клиентам с их индивидуальными расчетами в формате pdf
Подпроцессы
Заключительная часть:
Процессы обоих кейсов были организованы, настроены и протестированы согласно созданному алгоритму. При их реализации были использованы следующие функции платформы Digital Staff:
«Отправить письма» и «Прочитать письма» - для получения писем и сохранения вложений от клиентов, а также для отправки писем с вложениями клиентам
01
«Распознать текст (ABBYY)» - для распознавания полученных от клиента платежных документов.
02
«Прочитать из Excel» - для обработки информации из таблицы соответствий в формате Excel.
«Задать значение переменной», «Сохранить значение в переменную» и «Выполнить код» - для создания и обработки переменных и массивов.
«Список файлов в папке», «Переместить файл» и «Скопировать файл» - для работы с файлами и т.д.
«Задать значение переменной», «Сохранить значение в переменную» и «Выполнить код» - для создания и обработки переменных и массивов.
«Список файлов в папке», «Переместить файл» и «Скопировать файл» - для работы с файлами и т.д.
03
Было проведено тестирование на нашей машине. Процессы отрабатывали корректно и завершались без ошибок. После чего процессы были перенесены на машину клиента.
Согласно техническим нюансам среды клиента (адреса к папкам, параметры почты и т.д.) доработаны некоторые локальные вопросы. Клиент приступил к тестированию. В процессе тестирования клиентом были выявлены недоработки, которые также были исправлены. Они оказались связаны с отличием среды на машине клиента и на нашей. На данный момент, после всех доработок, процессы на машине клиента проходят корректно. Клиент остался доволен. Поставленные задачи робот реализовывал.
Согласно техническим нюансам среды клиента (адреса к папкам, параметры почты и т.д.) доработаны некоторые локальные вопросы. Клиент приступил к тестированию. В процессе тестирования клиентом были выявлены недоработки, которые также были исправлены. Они оказались связаны с отличием среды на машине клиента и на нашей. На данный момент, после всех доработок, процессы на машине клиента проходят корректно. Клиент остался доволен. Поставленные задачи робот реализовывал.
РЕЗУЛЬТАТ:
После автоматизации процессов документооборота с клиентами и обработки данных были достигнуты следующие результаты:
КЕЙС №2
Уменьшение времени всего цикла процесса, выполняемого роботом, по сравнению с ручным процессом:
8 ЧАСОВ В МЕСЯЦ
20 МИНУТ
При масштабировании процесса, разница будет еще более ощутимой.
КЕЙС №1
Уменьшение времени процесса, выполняемого роботом, по сравнению с ручным процессом:
1 ЧАС 15 МИНУТ
2 МИНУТЫ
При масштабировании процесса, разница будет еще более ощутимой.
Минимизации возможности совершения ошибок. В процессе тестирования НЕ БЫЛО ВЫЯВЛЕНО НИ ОДНОЙ
Заключительная часть:
Процессы обоих кейсов были организованы, настроены и протестированы согласно созданному алгоритму. При их реализации были использованы следующие функции платформы Digital Staff:
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК
