Работа Digital Staff-алгоритма предусматривала следующие действия:
Мониторинг электронного почтового ящика на предмет поступления новых документов Invoice
При поступлении письма робот считывает информацию из Темы письма, а также открывает приложенный PDF-файл
После считывания всей необходимой информации, робот подключается к учетной системе Quickbooks, открывает форму для ввода документов и последовательно вносит данные в нужные ячейки. В процессе занесения данных учетная система генерирует всплывающие окна, с необходимостью выбрать одно из 2-3х значений. Алгоритм робота обучен читать информацию из всплывающих окон и, исходя из текста, выбирать необходимое значение
Если документ идентифицируется как Invoice, робот с помощью OCR Yandex Vision ищет наименование контрагента в теле документа
После определения контрагента робот подключает конкретный механизм обработки документа. Это связано с тем, что каждый, более чем из 50 поставщиков этого клиента, имеет свою уникальную форму документа (роботом считываются данные о наименовании контрагента, дата формирования документа, срок отсрочки платежа, сумма заказа, сумма налога, сумма доставки, общая сумма документа)
После ввода данных робот проводит документ и делает запись в отчетном файле для ответственного сотрудника, данный отчет формируется два раза в день
При невозможности распознать документ или иных нестандартных ситуациях робот записывает событие с указанием проблемы в отчетный файл и незамедлительно извещает ответственного сотрудника